Законом четко оговорены случаи, когда допускаются удержания из дохода сотрудника по инициативе работодателя без согласия сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Одновременно с этим и сам работник может попросить работодателя удерживать часть его зарплаты. Для этого достаточно передать работодателю соответствующее заявление. Удержанные суммы могут идти на разные цели (по выбору сотрудника), например на погашение кредитов, на оплату ранее переданных сотруднику товаров, произведенных работ или оказанных услуг и пр. Подробнее о правилах такого удержания в Справочнике кадровика.
В данном случае удержание, по сути, представляет собой способ, которым сотрудник распоряжается своей зарплатой. Поэтому размер такого удержания законом не ограничен.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ удержания из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов не уменьшают налоговую базу. Поэтому работодателю сначала следует рассчитать и удержать НДФЛ с начисленного дохода, а уже потом с оставшейся после налогообложения суммы производить удержания по поручению сотрудника.
Однако порядок расчетов по НДФЛ несколько отличается, если работник по своей инициативе (по заявлению) возвращает излишне выплаченные работодателем суммы, например при перерасчете отпускных за прошлые периоды. В такой ситуации встает вопрос, нужно ли корректировать налоговую базу прошлого отчетного периода (квартала) и сдавать уточненный расчет 6-НДФЛ. Аналогичный порядок расчетов по НДФЛ рассмотрен в статье-рекомендации.